10 простых, но мало кому известных советов работы с Microsoft Word

От версии к версии текстовый редактор Microsoft Word претерпевает всё новые и новые изменения, получая всё больше полезных возможностей для удобства работы пользователя над документами. Накапливая всё более мощный функционал, для среднестатистического пользователя становятся скрыты простые приёмы работы с Microsoft Word.
В данном обзоре мы рассмотрим 10 простых, но мало кому известных советов работы с Microsoft Word.
Прежде чем начнём говорить о 10 простых, но мало кому известных советов работы с Microsoft Word, напомним, что на официальном сайте Microsoft в разделе Поддержка можно найти так называемые справочники, в которых можно узнать, чем предыдущие версии Office отличаются от последующих.
Полезные мелочи:
1. Изменение регистра. Часто бывает так, что пользователь забывает выключить случайно включенную кнопку CAPS LOCK, В РЕЗУЛЬТАТЕ ЧЕГО текст печатается в верхнем регистре. Чтобы не перенабирать его вручную заново, достаточно выделить такой текст и нажать сочетание клавиш Shift+F3 и регистр изменится автоматически;
2. Выделение текста. Теперь можно выделять все слова в тексте кликом мыши: так называемым «тройным кликом» можно выделить весь текст в абзаце, а кликом при зажатом Ctrl всё предложение;
3. Ввод текста в любом месте документа – просто два раза быстро кликните в любом месте документа, даже там, где ещё не набран текст, курсор установится, и вы сможете продолжать печатать в этом месте;
4. Быстрое сохранение. Чем чаще будет сохраняться текст в документе, тем меньше шансов потерять информацию. По умолчанию Word автоматически сохраняет текст в документе через каждые 10 минут. Это очень много. В открытом документе кликните по Файл, в открывшейся слева вкладке найдите Параметры, выберете функцию Сохранение и в директории Сохранять каждые укажите значение – 1 минута. Сохраните принятые изменения.
5. Сравнение документов. Согласитесь, сравнить два на вид одинаковых текстовых документов на предмет различия в ручную достаточно сложно. Этот процесс можно выполнить программным способом, функционалом, присутствующем в самом текстовом редакторе Microsoft Word. Для этого откройте документ, перейдите на вкладку Рецензирование и кликните по пункту Сравнить. В выпадающем меню ещё раз кликните по Сравнить. Затем в разделе Исходный документ выберете исходный документ. Аналогичным образом добавьте другую версию документа в разделе Измененный документ и нажмите Ок.
В открывшемся окне различия между двумя документами будут подсвечены красным маркером. Клик по выделенному тексту правой кнопкой мыши предлагает выбор – оставить или удалить выделенный текст. После завершения работы над документом сохраните и закройте файл.
6. Объединение документов. Нет необходимости копировать текст целиком и вставлять отрывки в один файл. Это можно сделать гораздо изящней. Создайте новый документ Word, перейдите на вкладку Вставка, кликните по стрелке рядом с кнопкой Объект и в меню выберете пункт Текст из файла. Затем, нажмите и не отпускайте кнопку Ctrl выделите несколько файлов, которые необходимо объединить и нажмите Вставить. После чего текст из выбранных документов последовательно будет скопирован в новый документ.
Возвращение к работе.
7. Кому удобно, то Word можно настроить так, чтобы при его открытии сразу же открывался тот документ, на котором вы остановили свою работу. Для этого скопируйте ярлык Word на Рабочий стол и кликнув по нему правой кнопкой мыши выберете пункт Свойства. В строке Объект к буквенно-цифровому предложению после кавычек добавьте команду /mfile1 и нажмите Ok.
Защита документов.
8. Выставляем пароль на открытие документа. Клик по Файл, далее Защита документа, затем Зашифровать с использованием пароля. Введите пароль и сохранитесь. В новом окне введите тот же самый пароль ещё раз. Сохраните и закройте файл. Сообщите пароль по телефону или емайл получателю и отправьте зашифрованный документ. Если вы забыли пароль, для того, чтобы снять защиту повторите действия, но оставьте поле пароля пустыми.
9. Запрет на редактирование. Повторите все действия, которые указаны выше в пункте 9, но вместо Зашифровать выберете пункт Ограничить редактирование. В левой части окна редактора появится новое меню. Перейдите к разделу Ограничение на редактирование, поставьте галочку в чекбоксе Разрешить только указанный способ редактирования документа, в раскрывающемся меню ниже выберете Только чтение. Перейдите по пункту Включение защиты и щёлкните по кнопке Да, включить защиту. Осталось только ввести пароль, как указано в п.9 и сохранив, закрыть документ.
10. Забыли пароль на редактирование? Или же хотите отредактировать защищённый паролем текст?))) Пожалуйста – откройте защищённый документ и комбинацией клавиш Ctrl+N создайте новый. Затем выберете Вставка, далее кликните по стрелке у пункта Объект и выберете Текст из файла. Двойным щелчком откройте защищённый документ и нажмите Вставить. Теперь можно отредактировать текст и сохранить документ под новым именем.

Anonymous  12.08.2014   4589 просмотров.  Общая оценка: 0

Добавить в избранное | Отправить ссылку другу | Версия для печати

IT-журнал
"WEBOWED Lite"
Кейсы
© Webowed, 2011—2016